为加强我院团学文件、档案的管理，使我院团学工作高效有序的进行，特制定此档案管理制度：

一、总则

1．凡团学在各项活动中直接形成的对工作具有保存价值的文字、图表声像等不同形式的历史记录，均属团学档案。

2．档案工作实行统一领导的原则，维护档案完整与安全，便于利用。

3．团学各部门应当加强对归档工作的计划和规划，团学全体成员都有保护档案，配合档案工作的义务。

二、档案范围

届于档案的性质内容及学院的活动情况，将档案的范围大概定在以下几类中：

1、通知类：按其通知内容又分为：规章类，活动类，日常生活类

2、院级大型活动类：一二·九运动，欧罗巴文化节，职业生涯规划，三下乡

3、活动照片管理夹

4、团学工作类：按各部门分档案夹

5、奖惩类

6、人事类

7、会议类：分为校内会议及校外会议两类

8、党团建设类

9、就业毕业生信息类

10、保险助学贷款类

11、其他：心理咨询、自律委员会等档案收集

12、新文件资料档案夹：对近期文件资料进行整合，待值班干事及部长按类归档

三、档案管理

A，团学文件归档细则

1.各类档案是主席团对各部工作表现作综合评价的重要依据，也是对团学成员进行考核和评优的依据。遇有团学会成员新近调入、工作调动或辞职离任时，要及时报秘书处备案。

2.团学各部门每学期工作伊始都应向主席团呈交一份详细的工作计划，做出本部门在未来一学期内的各项工作设想。在举办大型活动前，做出可行性报告，包括活动具体方案、活动预算等；活动后，需做出详细的书面总结和财务报告，交由秘书处备案,统一管理。

3.各部大型活动方案，总结及有关材料除本部门存档外，还需送交秘书处一份。活动方案于活动前三天递交秘书处，总结及有关材料于活动结束后三天内递交。

B, 部门内部管理

1、团学各部门应负责本部门日常档案的收集、整理、保管本部档案。

2、请各部门与秘书处加强联系，沟通思想，交流经验，以利于档案工作的发展。

3、执行内部管理档案制度——责任到人：

a根据档案的分类将其分配到各个不同的管理人员，相应管理员通过查阅和了解对应管理的档案后，做下相应的档案的目录并张贴于档案夹显眼处，方便查找和管理。

b管理人员值班时应经常查看相应档案，若查阅时发现档案夹内文件混乱，立即进行快速整理。另外，对其他类文件夹应进行关注，发现有新的文件应及时进行整理。

c 各管理人员通过记事本进行档案整理经验交流和留言，以便各管理人员对整个档案文件管理状况的了解，以便提高档案管理的技巧和及时了解档案管理动态。

四、档案查询

1.档案材料借出须经秘书处同意批准后方可借阅，并严格执行登记手续。

2.借阅人员要注意，保护档案材料，不得在文件上任意折叠或涂改，更不得拆散或带走，阅毕，及时按原位归档保存。

3.非档案管理员不得随意丢弃文件或资料（不管是否有用）以免造成不必要的损失。

4.若有人员查找不到需要的文档，可在本部的记事本上写下，档案管理人员将在短期内查找后将位置写在记事本，以便日后查找。

5.档案管理人员应积极开展工作，为利用者提供方便，做到热情，耐心，细致地提供服务。

五、档案提交方式

1.档案内容要求整理为大事记录形式，其内容包括活动时间、地点、活动计划、过程、总结及注意事项。

2.档案形式要求：各部门大事记录 统一以电子版形式上交，由秘书处统一整理存档。

六、本制度的解释权归团委学生会秘书处所有